દ્ફતર વર્ગીકરણ ભાગ -1

દ્ફતર વર્ગીકરણ  ભાગ -1

 

ગુજરાત સરકાર 
સામન્ય વહીવટ વિભાગ 
પરિપત્ર ક્રમાંક : દફત -1438-16260-વસુતાપ 
સચિવાલય ગાંધીનગર ,
તા . 19 મી એપ્રિલ 1983
પરિપત્ર 
      ગુજરાત સરકારના રાજ્ય દફતર ભંડાર માં કાયમી પ્રકારનું દફતર જાળવવા અંગેની વ્યવસ્થા કરવામાં આવી છે .શિક્ષણ વિભાગ ના ઠરાવ ક્રમાંક  દફસ -1079-79032-(80) 5 , તા . 21 મી એપ્રિલ 1981 થી રાજ્ય સરકાર ની  આર્કીવલ પોલિસી  (archival policy ) નિયત કરવામાં  છે .જે મુજબ સરકારી કચેરીઓનું કાયમી પ્રકારનું , દફતર નિયામકશ્રી એ જાળવી સંભાળી લેવાનું હોય છે .તેમજ તેઓશ્રી એ રાજ્ય ના બધા દફ્તરભંડારો નું નિરીક્ષણ કરી દફતર જળવાય તે માટે માર્ગદર્શન કરવાનું હોય છે .
રાજ્ય ની કચેરીઓએ ફાઈલો બંધ થાય ત્યારેજ વર્ગીકરણ કરવાનું અને દફતર ભંડાર માં દફતર મોકલવાનું થાય ત્યારે વીડિગ, કમ્પાઈલિંગ પણ કરી લેવાનું હોય છે . 
રાજ્ય ની બધી કચેરી ઓમા દફતર જાળવણી  નું તથા "ઘ "વર્ગ ના કાગળો નો નાશ કરવાનું કામ નિયમિત રીતે થતું રહે તે માટે નીચે ની સૂચનો આપવામાં આવે છે .
(1)  ફાઈલ બંધ કરવામાં આવે ત્યારે તેનું  કરી લેવું .
(2) દર વર્ષે એપ્રિલ થી જૂન સુધીમાં નીચેનું કામ બાકી રહેતું હોય તો પૂરું કરી લેવું 
👫વર્ષ પૂરું કરેલા " ઘ " વર્ગના કાગળો નો નાશ કરી લેવો .
👫વર્ષ દરિમિયાન શાખાએ બંધ કરેલી ફાઈલો નું વીડિગ, કમ્પાઈલિંગ પણ કરી લેવાનું હોય છે અને ખાતાની નીતિ ની મુજબ ફાઈલો યોગ્ય રીતે તૈયાર કરી દફતર ભંડાર ને સુપ્રત કરી દેવી .
દફતર ખંડ માં રાખેલી બધી ફાઈલો પૈકી કોઈપણ  દફતર નિયત મુદત કરતા વધુ  વખત  નથી તેની ખાતરી કરાવવી ,ફેરફાર કરવાનો જરૂરી હોય તેની ફેર ચકાસણી કરી લેવી ,અને ત્યારબાદ દફતર ના નિયમો મુજબ નાશ કરવાની કામગીરી પુરી કરવી .
👫 નિયામકશ્રી ,રાજ્ય દફતર ભંડાર ને મોદફતર તેઓને સોંપવા અંગે ની મોંકલવા પાત્ર દફતર તેઓને સોંપવા અંગે ની કામગીરી પુરી કરવી .
(3) નિયામક શ્રી ,રાજ્ય ભંડાર દર વર્ષે જૂન આખર બધા વિભાગો ના વડાઓ તરફથી આ અંગે થયેલ કામગીરી નો અહેવાલ મેળવવા અને કોઈ કામગીરી બાકી રહેતી નથી તેની ખાતરી કરવી .અને આ અંગે ધ્યાન દોરવા જેવી બાબતો જેતે વિભાગના સચિવ ના ધ્યાને લાવવી 

                                         ગુજરાત રાજ્ય ના રાજ્યપાલ અને તેમના હુકમથી

                    દફતર ના પ્રકાર

દરેક વિભાગ/ દફતર  પત્રક નું મૂલ્ય વધતું ઓછું આંકવાની ભૂલ ન કરિયે.

👪    કાયમી દફતર                "અ " વર્ગ 

👪પાંત્રીસ વર્ષ સુધી સાચવવાનું  "બ" વર્ગ 

👫દસ વર્ષ સુધી સાચવવાનું દફતર  " ક " વર્ગ 

👪 પાંચ વર્ષ સુધી સાચવવાનું દફતર  "ડ " વર્ગ 

👫એક  વર્ષ સુધી સાચવવાનું દફતર   "ઈ  " વર્ગ 

                                  કાયમી દફતર                "અ " વર્ગ 

👉વયપત્રક /ઉમરવારી /સામાન્ય રજીસ્ટર /જનરલ રજીસ્ટર 

👉 આવક / જાવક રજીસ્ટર 

👉 ડેડસ્ટોક રજીસ્ટર  

👉 હુકમો ની ફાઈલ 

👉 પગાર પત્રકો /ભથથાં બિલ 

👉 મુલાકાત રજીસ્ટર 

👉 સર્વિસ બુક 

👉  ખાનગી અહેવાલ 

                     પાંત્રીસ વર્ષ સુધી સાચવવાનું  "બ" વર્ગ 

👉શાળા છોડયા ના પ્રમાણપત્રો 

👉વાલી સ્લીપ  ફાઈલ 
👉શાળા ફંડ , રોજમેળ  /શાળા નિધિ 
👉કંટી જ્ન્સી હિસાબ 
👉વિઝીટ બુક ,શેરા બુક 
👉સિક્કા રજીસ્ટર 
👉પરિપત્ર ફાઈલ 

                         દસ વર્ષ સુધી સાચવવાનું દફતર  "ક " વર્ગ 

👉નિરીક્ષક /તપાસની અધિકારી ની સુચનાપોથી 
👉આપેલ સર્ટી ની ફાઈલ 
👉વય, /જન્મતારીખ ના દાખલા  ની ફાઈલ 
👉વાર્ષિક  પરિણામ પત્રકો 
.

પાંચ વર્ષ સુધી સાચવવાનું દફતર  "ડ " વર્ગ 

👉મુખ્ય શિક્ષક ની લોગબુક 
👉શિક્ષકો ની સૂચના બુક 
👉શિક્ષકો નું દૈનિક હાજરી પત્રક 
👉માસિક પત્રક 
👉ચાર્જ લીધા દીધા ફાઈલ 
👉મુવમેન્ટ રજીસ્ટર 
👉શાળા પુસ્તકાલય ઇસ્યુ રજીસ્ટર 
👉ટપાલ ર્રવાનગી 
👉ફીની ફી ની પાવતી 
👉ચુકવાયેલ શિષ્યવૃતિ પહોંચ 
👉વાર્ષિક અહેવાલ 
👉રજા રિપોર્ટ 
👉વાલીસંપર્ક સંસ્થાકીય આયોજન 
👉વદ્યાર્થી ના હાજરીપત્રક 
👉પત્રવ્યવહાર ફાઈલ 
👉શાળા સમિતિ ની ફાઈલ

                         એક  વર્ષ સુધી સાચવવાનું દફતર  "ઈ  " વર્ગ 

👉અભ્યાસ આયોજન 
👉પાઠ્યપુસ્તક વિતરણ 
👉વિદ્યાર્થી ની ઉત્તર વહી 
👉માંગણી પત્રક 
👉વિદ્યાર્થી યોગ્યતા દર્શક પત્રક 
👉દૈનિક નોંધપોથી 
👉પ્રવાસ ફાઈલ 
👉સામુહિક સામુહિક પ્રવૃત્તિ ફાઈલ 
👉વિધાર્થી ને વિતરણ કરેલ સામગ્રી ની ફાઈલ 
👉પ્રવેશ પાત્ર બાળકો નું પત્રક 
👉અન્ય વિભાગ માં સમાવેશ ન થયો હોય તે તમામ

SEVAPOTHI NI VIGATO JANO 
સેવા પોથી માટે આપ નીચે ની ફાઈલ ડાઉનલોડ કરી સાચવી રાખો

અહીં ક્લીક કરો