શાળાકીય દફતર નો પરિચય રજીસ્ટર 3 - આવક-જાવક રજીસ્ટર

શાળાકીય દફતર નો પરિચય

રજીસ્ટર 3 - આવક-જાવક રજીસ્ટર

આપણે અગાઉ જોયા શાળાના મહત્વના બે રજીસ્ટર ત્રીજું અતિ મહત્વનું રજીસ્ટર એટલે આવક રજીસ્ટર . 'કોઈ પણ કાગળ પર ,જે કાંઈ લખ્યું હોય તે માત્ર માહીતીનો ભાગ બને.પરંતુ તેના પર મુખ્ય શિક્ષકની ટૂંકી સહી થાય અને આવક નંબર પડે,પછી તે જ સરકારી દસ્તાવેજ નું સ્વરૂપ ધારણ કરે.' આપણા અગત્યના કેટલાક પત્રકો આવક રજીસ્ટર નું વિશેષ મહત્વ છે .કેટલાક અનુભવી અને કોઠાસૂઝવાળા મુખ્ય શિક્ષકો -આચાર્યશ્રી ઓ આવક રજીસ્ટર અને યોગ્ય સ્વરૂપે મૂલવે છે .રજીસ્ટર વિશે કેટલીક બાબતો

👫 રૂબરૂ કે પોસ્ટ દ્વારા (હવે કોમ્પ્યુટર પ્રિન્ટ ) શાળામાં આવતી તમામ ટપાલો ની નોંધ કરવી ફરજીયાત છે .આવેલ કાગળ ની ડાબી બાજુના ભાગે મુખ્ય શિક્ષક પોતાની ટૂંકી સહી કરી ,તે કાગળ પત્ર ના માથાળા પર આ. નં ...........તારીખ ની નોંધ કરશે .

👫આવક રજીસ્ટર નું નિશ્ચિત નમૂનો છે.તે પ્રમાણેના કોલમવાળા રજીસ્ટર માં બહુ સ્પષ્ટ રીતે ટપાલ /કામના પત્રની વિગતો નોંધવાની રહે છે.

👫આવક થયેલા બધા જ કાગળઓની નોંધ કરવાની છે .બધા જ કાગળા પૈકી જવાબ કે માહિતી આપવા પાત્ર કાગળ નો જવાબ સમય મર્યાદામાં કરીએ. 👫👫અન્ય કાગળો માત્ર જાણ કરતા હોય તો તેના પર 'જાણી નોંધ લીધી 'નો શેરો કરી ,સહી કરીએ ,જો શાળાના બધા શિક્ષકો ને સ્પર્શેતો પત્ર હોય તો બધાને વંચાવીને સહી લઈએ .આ કામ સરળ દેખાતું હોય છતાં ક્યારેક ખૂબ ઉપયોગી પુરવાર બની શકે છે.

👫એક આવક રજીસ્ટર ના બધા પાનાનો ઉપયોગ થઈ જાય તો ,નવું રજીસ્ટર ખરીદીએ ,નિયમિત કૉલમ લખી બનાવીએ ,નંબર આપીએ ,સિક્કા દાગીને , લાલ પેનથી પાન નંબર આપીએ .

👫શૈક્ષણિક બંને સત્ર પૂરા થાય ,કેટલે નવા વર્ષે પત્રોનું અનુક્રમ નંબર એક થી શરૂ કરીએ ,નવું રજીસ્ટર બનાવવાની વાત અહીં નથી તે ધ્યાને લઈએ.

સંક્ષિપ્તમાં જોઈએ તો સામાન્ય દેખાતું આ રજીસ્ટર અસામાન્ય મહત્વ ધરાવે છે .શાળાઓ શિક્ષકનો રજાનો રિપોર્ટ કે વાલીની એલસી મેળવવાની અરજી વગેરે કોઈ પણ કાગળ ને આવક નંબર આપ્યા વિના તેની સરકારી દસ્તાવેજ, સરકારી પત્ર નો દરજ્જો નહીં મળે.

જાવક રજીસ્ટર

શાળાના શિક્ષકો વાલીઓ વિદ્યાર્થીઓ ના સંદર્ભ માં આવેલા પત્રો જે રીતે આવક રજીસ્ટર માં નોંધવાની કાર્યવાહી કરી ,તે જ રીતે પૂરી computer સાથી શાળા માંથી બહાર જનાર વિગતો /માહિતીને જાવક રજીસ્ટર માં નોંધીશું.

કેટલીક વખત કેટલાક મુખ્ય શિક્ષકશ્રીઓ શાળા કેમ્પસ બહાર હોય છતાં શાળાકીય વ્યવહાર કરતા રહે છે! જે પ્રકારનું કાગળ લઇ અનુકૂળ લાગે તે રીતે વિગતો માહિતી આપી દઈ હાશકારો અનુભવે છે .( આત્મસંતોષ નહીં ) કારણ કે કોઈપણ પત્રો ત્યારે જ સરકારી દસ્તાવેજ બનશે ,જ્યારે તેના પર જાવક પત્ર નો નંબર નોંધાશે .ભલે સામેની વ્યક્તિ કે સંસ્થાને વિગત કે માહિતી મળશે ,પરંતુ તેની દસ્તાવેજનું સ્વરૂપ નહીં મળે. અત્યારે આધુનિક વૈજ્ઞાનિક સાધનોની મદદથી ઈમેલ કરીએ કરીએ, ફેક્સ કરીએ ,સ્કેનિંગ કરી કાગળ મોકલીએ ,તેમા કોઈ હરકત નથી ,પરંતુ જાવક રજીસ્ટર માં બધી જ વિગતો ની નોંધ કરવી અનિવાર્ય છે.

શાળા બહાર મોકલવા ના થતા દરેક પત્રની જાવક નંબર આપીએ, પરંતુ તેની સ્થળપ્રત o/c કોપી અવશ્ય રાખવી ,કાર્બન કાગળથી ,હાથેથી લખેલી ,ઝેરોક્ષ કરેલી ,સ્કેન વાળા પત્ર ની પ્રિન્ટ કાઢીને ,.....કોઈપણ સ્વરૂપે સ્થળપ્રત o/c મુખ્ય શિક્ષક પોતાની પૂર્ણ સહી નહીં કરે પરંતુ ટૂંકી સહી કરશે અને તેની નીચે તારીખ અને માસ લખશે .

પોસ્ટ દ્વારા જે ટપાલ રવાના કરી, તે માટે જેટલા રૂપિયા ની પોસ્ટલ સ્ટેમ્પ લગાવી હોય તે રકમ પણ જાવક રજીસ્ટર માં નોંધ કરીએ .જો રૂબરૂ પહોંચાડ્યું હોય તો તેની તે રીતે નોંધ રજીસ્ટર માં કરીએ .આ રીતે માસ દરમિયાન કરેલ ટપાલ ખર્ચનો હિસાબ કન્ટીજન્સી હિસાબ મળવો જોઈએ.

સ્થાનિક કે સી આર સી કે પે.સેન્ટર માં મોકલવાની ટપાલ પહોંચાડીએ તો તેની નોંધ’ ટપાલબૂક ‘કરવી અને ટપાલ સ્વીકારની સહી તથા સમય અને તારીખ અવશ્ય મેળવીએ

PDF માટે નીચે ચિત્ર પર ક્લીક કરો